Medan alla affärskonferenser i allmänhet innehåller en mängd olika talare som diskuterar ämnen av intresse för deltagarna, innehåller de bästa evenemangen en rad olika typer av aktiviteter. Se till att nästa evenemang du planerar blir en framgång genom att inkludera alternativ som kommer att tilltala alla segment av målgruppen.
Keynote-högtalare
Keynote-talare kan vara ett stort dragplåster för konferensdeltagare. Dessa är vanligtvis allmänna sessionspresentationer, vilket innebär att det inte finns några andra talare som håller sessioner samtidigt. Ämnen är vanligtvis bortom standardpriset för professionell utveckling, och erbjuder inspiration eller unika insikter. Även om keynote-presentatörer kan schemaläggas när som helst, är de ofta bokade för den första och sista sessionen på en konferens.
Beroende på evenemangets storlek och budget bokar vissa grupper kändisar eller andra högprofilerade personer som huvudtalare. Till exempel var Dan Rather en huvudtalare för HR Florida 2016, och Malala Yousafzai kommer att tala vid Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Mindre organisationer bokar ofta lokala kändisar eller motiverande talare för dessa sessioner. Du kan hitta huvudtalare genom organisationer som National Speakers Association eller Big Speak.
Breakout-sessioner
Breakout-sessioner är utbildningsprogram som hålls under hela dagen vid affärskonferensevenemang. Mer än en session är schemalagd samtidigt, så att deltagarna kan välja mellan en mängd olika ämnen så att de kan anpassa sitt schema till en viss grad. Överväg att boka framgångsrika proffs inom ditt område, branschkonsulter och utbildare, representanter för statliga myndigheter och andra experter för keynote slots. Överväg att lägga en inbjudan till talare på din organisations webbplats för att uppmuntra personer som är intresserade av att bidra att lämna in förslag.
När man schemalägger breakout-högtalare är det viktigt att erbjuda ett brett utbud av ämne och att sprida ut ämnena så att folk sannolikt kan delta i program som tilltalar deras intressen. Om du till exempel har två redovisningsrelaterade talare, schemalägg dem vid olika tidpunkter så att de personer som är mest intresserade av redovisning har möjlighet att delta i båda. Erbjud väldigt olika ämnen samtidigt, som marknadsföring eller kundservice, så att deltagare som inte är intresserade av bokföring har mycket att välja på också.
Brainstorming-sessioner
En av de största fördelarna med att delta i konferenser är möjligheten att träffa och kommunicera med likasinnade proffs. Överväg att avsätta tid i agendan för brainstormingsessioner som är specifika för särskilda ämnen. Du kan till exempel blockera några breakout-sessioner för att vara rundabordsdiskussioner om heta ämnen som är relevanta för deltagarna. Alternativt kan du utse sittplatser i lokalens lobby som ska avsättas för specialintressediskussioner vid olika tidpunkter under dagen. Deltagare som är intresserade av att lära sig mer om vad andra tycker om de angivna ämnena kommer att uppskatta att få möjligheten att delta i något sådant här.
Detaljhandelsförsäljning
Konferenser innehåller ofta bärbara butiker där deltagarna kan köpa märkesvaror som den sponsrande föreningen erbjuder, såsom t-shirts, pennor, portfolios och mer. Dessa försäljningsställen har också vanligtvis böcker skrivna av författare som talar vid evenemanget. Om din grupp inte kan investera i en stor mängd inventarier, tillhandahåll bara några få visningsartiklar som deltagarna kan beställa vid evenemanget för att du ska kunna skicka till deras hem eller kontor. De kommer förmodligen att uppskatta att inte behöva bära runt eller packa saker att ta med hem, så du kanske upptäcker att du säljer ännu mer på det här sättet.
Boksigneringar
Apropå författare är det en bra idé att schemalägga boksigneringar för talare som har publicerat böcker under evenemanget. Det är i allmänhet bäst att vara värd för en viss författares boksignering direkt efter individens tal, eftersom deltagare som är entusiastiska över individens presentation kan gå direkt till signeringen för att köpa en bok som ska signeras. Detta kan hjälpa din grupp att öka bokförsäljningen, och det gör också möjligheten att tala vid ditt evenemang särskilt tilltalande för författare.
mässa
De flesta affärskonferenser inkluderar en mässdel, som innebär att ett område avsätts där leverantörer och sponsorer kan sätta upp bås för att visa sina produkter och tjänster i utbyte mot en avgift. Pengarna som kommer in som ett resultat av avgifter relaterade till mässdeltagande kan hjälpa till att täcka kostnaderna för att arrangera det övergripande evenemanget och även hjälpa planeringsorganisationen att tjäna intäkter för att stödja sin verksamhet.
För vissa konferenser håller mässan öppet hela tiden, medan vid andra är utställarmontern endast tillgänglig för deltagare under tider som sessioner inte pågår. Varje utställare tilldelas en specifik monter där de sätter upp displayer som marknadsför sina produkter och tjänster. De tilldelar teammedlemmar att bemanna båsen och interagera med deltagare. De flesta distribuerar produktlitteratur och erbjuder någon form av giveaway (vanligtvis reklamaffärspresenter eller snacks), samt samlar in kontaktinformation från deltagare för att använda i marknadsföringssyfte i framtiden.
Tyst auktion
Om din konferens är en stor insamling för sponsringsgruppen eller annan förening, överväg att anordna en tyst auktion. Detta innebär att man samlar in donerade föremål som deltagarna kan bjuda på under en viss tidsram under konferensen. När budgivningen stängs "vinner" den högsta budgivaren för varje föremål - vilket betyder att de kommer att köpa föremålet. De som engagerar sig har roligt att shoppa och tävla, särskilt om de gör några bra fynd, och organisationen får en extra inkomstström från evenemanget.
Mat: Måltider och mellanmål
Mat är en viktig del av alla konferensevenemang! Chansen är stor att du kommer att behöva köpa måltider och snacks från kongresscentret, hotellet eller annan plats där evenemanget kommer att hållas. Du bör planera att äta en lätt frukost på morgonen om evenemanget börjar tidigt på dagen, en pläterad lunch eller lunchbuffé och eftermiddagssnacks. Vissa evenemang inkluderar även kvällsmåltider på en eller flera kvällar, särskilt om det är en prisutdelning eller speciell kvällspresentation.
När du beställer menyn, se till att ha ett brett utbud av alternativ för att ta hänsyn till speciella kostrestriktioner. Om du erbjuder bufféval, se till att det finns alternativ för personer som inte kan (eller väljer att inte) äta saker som gluten, socker, vete, nötter eller kött. Det är också tillrådligt att ha alternativ tillgängliga för dem som följer en vegan livsstil. Om du serverar pläterade måltider, låt deltagarna välja måltider som passar deras sätt att äta. Ett sätt att göra detta är att inkludera ett avsnitt på registreringsformuläret där deltagarna kan ange kostrestriktioner eller göra specialbeställningar.
Kick-off-mottagning
Överväg att vara värd för en kick-off mottagning den första kvällen av konferensen med fokus på att engagera deltagarna i evenemanget och främja supportrar (leverantörer och sponsorer). Tanken är att vara värd för ett roligt evenemang som folk ser fram emot att delta i och som ger dem en chans att umgås med andra deltagare på ett strukturerat sätt.
Dessa mottagningar hålls ofta på mässgolvet och ger deltagarna en första glimt av utställarna i en avslappnad miljö där mat och dryck serveras. Detta skapar en mervärdesfördel för leverantörer och sponsorer som betalar för att ha utställarmonter, eftersom dessa mottagningar vanligtvis är välbesökta av konferensdeltagare.
Du kan förmodligen hitta en sponsor för att garantera kostnaden för denna typ av evenemang i utbyte mot reklam. Om du ska servera alkohol i receptionen, överväg att ge varje deltagare ett visst antal drinkbiljetter så att de kan få några drycker utan kostnad. Detta kommer att hjälpa till att kontrollera kostnaderna och minimera andra potentiella ansvarsproblem. Det ska inte tas någon avgift för maten eller andra typer av drycker.
Sociala kontakter
Det är en bra idé att införliva ytterligare informella sätt för deltagare att få kontakt med varandra och umgås på ett avslappnat sätt. Du kan till exempel inkludera en Tweetup som låter människor ansluta till ett roligt varför samtidigt som evenemangets närvaro på sociala medier förbättras. Välj en officiell hashtag för evenemanget så att deltagarna kan dela sina erfarenheter online.
Det är också en bra idé att låta deltagarna anmäla sig för att delta i gruppevenemang som de skulle betala för på egen hand, till exempel måltider på vissa typer av restauranger, med talare eller författare vars arbete lyfts fram vid evenemanget, eller för att se de lokala sevärdheterna. Detta är särskilt fördelaktigt för personer som inte deltar med andra människor de känner eftersom det ger dem ett sätt att lära känna andra deltagare och engagera sig i det lokala området utan att behöva ge sig ut på egen hand.
Underhållning
Underhållning kan vara en bra extrafunktion för stora konferenser, särskilt de som sträcker sig över flera dagar. Vissa flerdagarskonferenser inkluderar evenemang efter arbetstid som konserter, komediföreställningar eller fester som deltagarna kan delta i. Inträde för deltagare bör inkluderas i den totala registreringsavgiften för evenemanget, även om du förmodligen också bör tillåta dem att köpa ytterligare biljetter bara för den eller de underhållningsfokuserade delarna. På så sätt är det möjligt för affärsresenärer som tar med sig vänner eller familjemedlemmar att inkludera sina resesällskap för den här typen av evenemang.
Träningsgrupper
Det kan vara svårt att hålla koll på din träningsrutin när du är ute på stan på en konferens. Det kan vara till hjälp när arrangörerna publicerar ett schema över organiserade gruppträningsaktiviteter. Du kan till exempel få en kommittémedlem som är bekant med det lokala området att stå värd för dagliga promenader eller löpturer, eller avsätta ett område på platsen för att erbjuda gruppträningsklasser till dem som vill delta.
Priser för deltagardörr
Folk älskar att vinna saker, så det kan vara bra att tillhandahålla sätt för deltagare att registrera sig för och vinna dörrpriser under evenemanget. Du kan inkludera dörrpriser som tillhandahålls av den sponsrande organisationen samt föremål som bidragit med av leverantörer. Till exempel kan vissa grupper dela ut ett kontant stort pris (finansierat av organisationen eller en sponsor), tillsammans med mindre priser som doneras av mässutställare.
Många grupper hanterar processen att dela ut dörrpriser genom att förse deltagarna med bingobrickor fyllda med namnet på varje sponsor eller de första flera leverantörer som registrerar sig och betalar. Deltagarna måste besöka de angivna båsen för att få unika stämplar eller signaturer, sedan läggs de färdiga korten in i en ritning. Korten dras vid en förutbestämd tidpunkt (vanligtvis i slutet av dagen), med priser som delas ut till deltagare som är närvarande.
Vid vissa evenemang delar leverantörer som har dörrpriser ut dem genom att samla in visitkort från deltagarna eller skanna streckkoder från deras märken.
Utställardörrpriser
Vissa grupper erbjuder även dörrpriser till utställare som ett sätt att ytterligare engagera de individer och företag som ger ekonomiskt stöd till konferensen. Ett alternativ är att dra namn på en eller två utställare för att få gratis monterplats för nästa års event. Du kanske också vill överväga att rita namn på leverantörsrepresentanter för att dela ut roliga priser som de kommer att uppskatta att få. De kommer att uppskatta det, och det kan hjälpa dem att uppmana sina arbetsgivare att delta nästa år!
Utvärderingar
Det är viktigt att få feedback från årets deltagare, såväl som leverantörer och sponsorer. Ge ett sätt för alla inblandade att fylla i ett utvärderingsformulär. Du kan dela ut pappersutvärderingar vid evenemanget eller uppföljning genom att skicka en enkät inom några dagar. Oavsett hur du ber om feedback är det viktigt att du gör det! Det är också viktigt att du lyssnar! Publicera resultaten och ta hänsyn till feedbacken som du får när du börjar planera nästa års event.
Ha en bra konferens
Även om det här inte är en heltäckande lista över alla möjliga typer av aktiviteter som kan inkluderas i en konferens, är det en bra utgångspunkt. Granska dessa idéer och uppmuntra de andra som är involverade i planeringen av ditt nästa evenemang att göra detsamma. Använd det du lär dig för att välja ut några aktiviteter och som utgångspunkt för att komma på andra idéer som kan bidra till att göra ditt evenemang ännu mer tilltalande för din målgrupp. Det finns många konferenser där ute, så det är viktigt att vidta åtgärder för att se till att dina ger värdefulla möjligheter till professionell utveckling och resurser, samt lite kul.