Liksom vinstdrivande företag kräver ideella välgörenhetsorganisationer personal för att hålla sin organisation igång. Medan deras primära syfte är att tillhandahålla finansiering och programmering för specifika populationer, använder välgörenhetsorganisationer också en del av sina medel för att betala dem som håller allt lagligt och organiserat.
Standardisering av administrativa utgifter för välgörenhet
Det har varit en långvarig regel bland den ideella industrin att se på administrativa kostnader som ett riktmärke för organisationens ekonomiska hälsa. Historiskt sett var den magiska siffran att eventuella kostnader under 30 procent representerade en välgörenhetsorganisation som åtminstone gjorde ett försök att behålla finansiellt ansvar. Nya skolor har föreslagit att de mest framgångsrika välgörenhetsorganisationerna inte kan bedömas enbart utifrån sina administrativa kostnader, utan bör värderas utifrån deras effektivitet och genomslagskraft också.
Vad ingår i administrativa kostnader
Kostnaderna för att driva en välgörenhetsorganisation kallas administrativa kostnader eller kallas ibland overhead. Dessa utgifter består av allt som krävs för att organisationen ska existera och som inte faller inom kategorierna insamling, programaktiviteter eller medlemsaktiviteter.
Administrativa eller förv altningskostnader inkluderar vanligtvis:
- Mänskliga resurser och redovisningspersonal
- Delar av direktörens och anställdas löner
- Informationstekniker dedikerade till infrastruktur och drift
- Tillverkning av en årsredovisning
- Kontorstillbehör
- Byggverktyg
- Juridiska tjänster
- Styrelsens kostnader
Kostnadsvariation efter organisationstyp
Olika typer av välgörenhetsorganisationer kräver olika belopp av omkostnader, så var och en bör sträva efter standarden inom sitt område snarare än en universell procentsats för alla välgörenhetsorganisationer. Charity Navigator erbjuder en fullständig uppdelning av ideal organisationsekonomi uppdelad efter typ av välgörenhet. I allmänhet anses administrativa kostnader under 15 procent vara bäst, men det finns variationer, såsom:
- Museum garanterar högre kostnader upp till 17,5 procent.
- Matskafferier/banker och humanitära välgörenhetsorganisationer bör ha lägre omkostnader med ett kostnadstak på runt tre procent.
- Anslagsgivande organisationer bör inte se kostnader som är högre än sju och en halv procent.
Tilldelning
Varje organisation fördelar delar av chefs- och anställdas löner till administrativa kostnader. All tid som en anställd ägnar åt att utföra administrativa uppgifter, snarare än programtjänster eller insamling, allokeras till kategorin administrativa kostnader. Förutom mänskliga resurser och redovisningspersonal kan de flesta välgörenhetsanställdas löner inte helt hänföras till administrativa kostnader.
Programseparation
Organisationer med mer än en programkategori, som forskning och utbildning, bör separera administrativa kostnader för varje kategori. Detta ger en exakt bild av vad som spenderas på varje program specifikt.
Givatorinställningar
Givatorer har ofta begärt att deras kontantdonationer går direkt till genomförandet av ett program. I studier från Harvard Business School fann forskare att det är nästan tre gånger så stor sannolikhet att människor donerar till en välgörenhetsorganisation som de vet har sina administrativa kostnader täckta av en privat donator än en där deras bidrag kan användas för omkostnader. Givare bör vara medvetna om att administrativa kostnader finns i alla organisationer och vissa donationer bör ges utan begränsningar så att organisationer kan genomföra nödvändiga kontroller.
För- och nackdelar med administrativa utgifter
En mängd olika slutsatser kan dras angående utgifter, men det är viktigt att sätta administrativa kostnader i perspektiv med flera andra finansiella riktmärken. Titta på ekonomin som helhet och ställ många frågor till ledningsgruppen.
Låga kostnader
Låga administrativa kostnader kan betyda att organisationen arbetar mycket slank och ständigt ser till att överskottet tas bort från budgeten. Det kan också innebära att organisationen lägger ut själva programimplementeringen till andra myndigheter och har lite omkostnader. Ytterligare en hypotes är att byrån driver med färre personal än vad som behövs eller arbetar med underutbildad och underkvalificerad personal.
Höga kostnader
Höga administrativa kostnader kan innebära att det inte finns tillräckligt med tillsyn i en byrå. Personalens uppgifter kanske inte är tydligt definierade eller så kan det finnas flera anställda som gör samma jobb. Det kan också innebära att organisationen har kontroller och balanser på plats för att se till att den dagliga verksamheten följer statliga och federala lagar samt rekommendationer från ideella vakthundorganisationer. I extrema fall kan dessa kostnader tyda på bedrägeri eller omotiverade utgifter.
Prioriteter och löften
En välgörenhetsorganisations framgång bör inte bara mätas efter vilka som har de lägsta administrativa kostnaderna och omkostnaderna. När du skapar en ideell organisation eller väljer en att donera till, överväg deras kostnader och deras mätbara effekt. En stor välgörenhetsorganisation håller sina prioriteringar och löften i linje genom att fokusera insatserna på att hjälpa deras sak.
