Benchmarking, som traditionellt används av företag, är en process för att utvärdera styrkorna hos en liknande organisation eller avdelning som din ideella organisation och jämföra ditt arbete med deras. När ideella organisationer försöker säkra bidragsfinansiering används dessa riktmärken ofta som ett verktyg för att utvärdera organisationens effektivitet.
Vad är ett benchmark?
Ett riktmärke är ett mått som visar din tidigare och nuvarande prestation jämfört med liknande framgångsrika ideella organisationer - vanligtvis när det gäller ekonomi. Denna mätning låter dig utvärdera din organisations styrkor och svagheter som ett sätt att förbättra dina framtida insamlingar och programmeringsinsatser.
Steg i benchmarking
Oavsett om du skapar riktmärken för första gången eller uppdaterar nuvarande, finns det en rad steg som gör att processen går smidigt. Prova följande process.
Forma ett team
Ideella organisationer är ökända för att vara underbemannade med snäva budgetar, så du måste skapa ett team av fokuserade individer som kan arbeta tillsammans för att benchmarka din ekonomi. Revisorn Andy Maffia föreslår att detta team bör inkludera både de som fattar ekonomiska beslut och de som påverkas av dem för att få det mest sammanhållna perspektivet.
Definiera din framtidsvision och frågor
Redovisningspersonal från SKR+CO säger att det är det första steget i benchmarkprocessen att definiera vad din organisation verkligen behöver mäta. Fokusera på dina framtida mål och uppdrag och de medel som behövs för att förbättra dessa program. Välj några riktmärken att börja med, särskilt områden du planerar att fokusera på inom en snar framtid.
Överväganden inkluderar följande:
- Programeffektivitet
- Insamlingseffektivitet
- Utnyttjande eget kapital eller reserver
- Programintäkter
- Genomsnittliga bidrag
Skriv benchmarks
Bra riktmärken är markören för solid och hållbar finansiering. Med andra ord vill bidragsgivare ge till organisationer som vet vart de är på väg och hur de tar sig dit.
Ta till exempel en organisation vars uppdrag är att "förbättra livet för barn i innerstaden genom att främja läskunnighet." Riktmärkena måste ange:
- Särskilt vad organisationen kommer att göra för att främja läskunnighet
- Hur organisationen planerar att utvärdera om det lyckas
- Specifika och mätbara mål som inte bara inkluderar en tidslinje för när riktmärket kommer att uppnås utan också en metod för utvärdering
- Hur målet stämmer överens med organisationens uppdragsbeskrivning
Ett dåligt riktmärke kan säga "The Inner City Literacy Project (ICLP) kommer att förbättra läskunnigheten genom att arbeta med lokala skolor." Detta uttalande är vagt och ger inte specifik information om när och hur läskunnigheten kommer att förbättras. Ett bättre riktmärke i det här scenariot skulle säga "ICLP kommer att arbeta för att förbättra läskunnigheten genom att se till att varje klassrum i det här distriktet har ett klassrumsbibliotek med minst 100 böcker inom två år genom att hålla bokresor och bokmässor två gånger per år. Fundraising-evenemang kommer att tillhandahålla kapitalet för att tillhandahålla minst tre lärarverkstäder och tillhandahålla mentorer till alla nya grundskollärare inom distriktet under de kommande fem åren."
Samla in data och jämför
Börja med att samla in lämplig data från din egen byrås tidigare och nuvarande finansiella rapporter för varje v alt riktmärke. Om du är en del av en stor organisation, identifiera avdelningarna eller teamen med de högsta intäkterna eller mest insamlingseffektivitet och jämför dina avdelningar med deras.
Organisationer kan också jämföra sina mätvärden med dem från organisationer med liknande uppdrag och intäkter. För detta måste du samla in liknande data från andra organisationer som din. Bridgespan Group föreslår att webbplatsbesök, intervjuer och årsrapporter är bra sätt att hitta information från liknande ideella organisationer. Du kan ofta hitta skatteformulär och årsrapporter på välgörenhetsövervakningswebbplatser. Du kan helt enkelt titta på data för att jämföra dem eller investera i datorprogram som ger en mer vetenskaplig jämförelse.
Benchmark-utvärdering
Det är viktigt att notera inte bara vad du vill åstadkomma utan hur du kommer att veta om du har uppnått ditt mål. De flesta organisationer kommer att utvärdera både internt, bland sin egen personal och externt vid enstaka tillfällen. Det finns en mängd olika sätt på vilka du kan utvärdera en organisations riktmärken. Att ta in en finansiell rådgivare, CPA-företag eller annan oberoende professionell kan ge dig fräscha, objektiva åsikter och erbjuda en mer auktoritativ bedömning. Fördelen med att göra en regelbunden utvärdering inom organisationen är att medlemmarna har en unik position att utvärdera varför något fungerar eller inte fungerar.
Lär av andra
På grund av brist på resurser och finansiering befinner sig många ideella organisationer i positionen att de förlitar sig på det som redan har gjorts snarare än att ägna tid åt att undersöka hur de kan förbättras. Benchmarking ger organisationer chansen att titta på liknande ideella organisationer i ett försök att hitta framgångsrika alternativa tillvägagångssätt.
