När en anställd meddelar dig att de säger upp sig kan det vara svårt att veta vad man ska säga. Chefer blir ofta överraskade när en anställd slutar, så det är viktigt för dem att vara beredda att svara på lämpligt sätt när en anställd lämnar in ett uppsägningsbrev eller uppger att de lämnar sitt jobb.
Vad man ska säga när en anställd säger upp sig
Det finns inte bara ett rätt sätt att svara när någon slutar sitt jobb. På många sätt kommer vad du bör säga att variera beroende på situationens särdrag och ditt företags policyer och rutiner. Oavsett vad är det viktigt att svara på ett civilt och professionellt sätt.
Initiala svars alternativ
När en anställd berättar att de säger upp sig, var beredd att svara på deras uttalande omedelbart, på ett lugnt, coolt sätt. Exempel på lämpliga inledande svar är:
- Jag är ledsen att höra det.
- Tack för att du meddelade mig.
- Jag är förvånad över att höra att du lämnar.
Säg inget som kan tolkas som negativt, dömande eller nedsättande. Avstå från att reagera på ett sätt som skulle indikera att du tar personens beslut att sluta personligen.
Begär skriftligt meddelande
De flesta företag kräver ett skriftligt uppsägningsbrev. Om den anställde inte har ett brev, begär ett efter ditt första uttalande. Det är bäst att få skriftlig uppsägning när den anställde berättar att de lämnar. Det kan skrivas för hand, mailas till dig eller snabbt skrivas och skrivas ut. Ett uppsägningsbrev behöver helt enkelt ha datum, ett uttalande om att den anställde väljer att säga upp sig och vad individen förväntar sig att hans sista arbetsdag ska bli.
För att begära ett skriftligt uppsägningsbrev kan du säga:
- Jag är glad att du sa till mig, även om företagets policy kräver ett skriftligt avskedsbrev. Har du en förberedd?
- Om du inte har ett avskedsbrev, låt oss utarbeta ett nu. Här är ett anteckningsblock du kan använda.
- HR kommer att be om en kopia av ditt uppsägningsbrev. Jag ser att du har din telefon med dig. Kommer du att hämta din e-post och bara skriva en snabb notering som bekräftar vår konversation och skicka den till mig?
Var beredd att svara på frågor, inklusive hur mycket varsel företaget förväntar sig när en anställd säger upp sig. Se företagets personalhandbok för ett definitivt svar om du är osäker.
Acceptera uppsägningen
Om det inte finns ett kontrakt på plats som skulle förbjuda den anställde från att kunna säga upp sig, låt dem veta att du accepterar deras uppsägning. Berätta för dem att du eller en HR-representant kommer att kontakta dig för att slutföra detaljerna om deras utträde från organisationen när du har gått igenom rätt kanaler.
Uppföljningsfrågor
Du kanske vill ställa några frågor för att försöka förstå varför personen har bestämt sig för att lämna. Exempel på frågor som skulle vara lämpliga är:
- Skulle du vara villig att dela med dig av vad som fick dig att säga upp dig?
- Hände något specifikt som fick dig att bestämma dig för att lämna?
- Vill du dela med dig av vad du planerar att göra härnäst efter att din tid här är över?
Puffa inte medarbetaren efter svar. En anställd är inte skyldig att berätta för en arbetsgivare varför de slutar eller vad de planerar att göra härnäst. Ställ inte för många frågor heller. Om en anställd verkar ovillig att dela, låt den vara ifred. Chansen är stor att någon i HR-teamet kommer att ställa liknande frågor under individens exitintervju.
Önskar dem lycka till
Avsluta samtalet artigt genom att uttrycka uppskattning och önska dem lycka till. Till exempel:
- Tack för ditt hårda arbete under tiden du har varit här. Bästa önskningar för fortsatt framgång.
- Tack för att du meddelade mig personligen. Jag uppskattar din omtanke och önskar dig lycka till.
- Du kommer att vara saknad. Bästa önskningar för stor framgång oavsett vilken karriär du satsar på.
Gå framåt efter en anställds uppsägning
När en anställds avgång har accepterats är det dags att fokusera på övergången. Få rätt personal involverad för att hantera uppsägningspapper och procedurer, inklusive HR och IT-teamet. Sökandet efter en ersättare kommer att behöva påbörjas och andra anställda måste meddelas. Att hantera uppsägningen av en bra medarbetare är inte något någon chef vill möta. Att vara beredd att hantera denna möjlighet kommer att utrusta dig att behandla en anställds avgång med professionalism och grym.
