Behöver du skriva en begäran om betalningsbrev? Även om det är obehagligt att kontakta kunder och be dem att betala räkningar är förfallna, är det något som människor som äger och driver företag verkligen måste göra då och då. För att använda brevmallen som finns här, klicka bara på bilden nedan. Dokumentet öppnas som en PDF-fil som du sedan kan redigera, spara och skriva ut efter behov. Använd den här guiden till Adobe utskriftsmaterial om du behöver hjälp med hur du använder det här dokumentet.
Begäran om betalning av saldobelopp
Använd den här mallen om du behöver skriva ett brev med begäran om utestående betalning.
Brev med begäran om förskottsbetalning till en kund
Använd den här mallen i en situation där en kund har avtalat med dig om att tillhandahålla produkter eller tjänster för vilka förskottsbetalning krävs.
Begär brev för frisläppande av betalning
Använd detta exempelbrev som utgångspunkt för att begära frisläppande av en betalning som hålls i deposition i väntan på slutförande av en transaktion.
Skrivtips för ett brev med betalningsbegäran
Du bör justera informationen i mallen för att matcha din situation, men det är viktigt att använda en lämplig ton och vara säker på att dokumentet är professionellt formaterat.
Använd en lämplig ton
När du skickar ett brev till en kund eller kund som begär betalning är det viktigt att kommunicera din poäng så tydligt som möjligt samtidigt som du bibehåller en positiv, professionell ton. Skicka inte en första eller andra begäran som är så negativ att klienten känner sig attackerad. Om tonen är för hård kan kunden känna att det inte är någon mening med att försöka fortsätta en relation med ditt företag. När det händer finns det en risk att kunden väljer att inte betala räkningen, eftersom han eller hon inte bryr sig om att bevara relationen.
Använd professionell formatering
Använd företagets brevhuvud och ett standardformat för affärsbrev om du skickar ett brev med betalningsförfrågan via post eller fax. Beroende på ditt företags korrespondensrutiner kan det också vara acceptabelt för dig att skicka brevet via e-post. Om så är fallet är det bättre att inkludera bokstaven i brödtexten i e-postmeddelandet snarare än som en bifogad fil. Det är inte nödvändigt att skapa en mall med brevhuvud för ett e-postmeddelande, men du bör stänga kommunikationen med din officiella e-postsignatur för företaget.
Uppföljning
Om du skickar ett betalningsförfrågan på ett förfallna konto och du inte hör något från mottagaren inom 30 dagar, överväg att ringa ett uppföljningssamtal. Precis som med brevet är det lämpligt att hålla en positiv ton. Försök att tala direkt med den som är ansvarig för att betala räkningen och bekräfta mottagandet av brevet. Om du kan prata med den ansvariga parten, erbjud dig att behandla kreditkortsbetalningar via telefon eller online. Om inte, fråga när du kan förvänta dig att få betalning. Anteckna datumet och följ upp med ett brev om försenad betalning.
Ytterligare åtgärder för insamling
Om betalningen inte tas emot enligt överenskommelse måste du eskalera kontot till nästa steg i ditt företags procedur för att hantera förfallna konton. Om räkningen förblir obetald under en längre tid, kommer tonen i framtida inkassobrev att behöva vara fastare och så småningom överlämnas till en inkassobyrå vid behov. Även om det säkerligen finns omständigheter under vilka åtgärder för slutlig inkasso måste vidtas, är det inte tillrådligt att göra det förrän du har uttömt alla möjliga sätt att lösa den sena betalningen i godo. Innan du faktiskt är redo att skicka kontot till insamlingar eller vidta rättsliga åtgärder, nämn inte sådana åtgärder i betalningsbegäranskorrespondens med personer eller företag vars konton är förfallna.
