Få din välgörenhetsorganisations insamlingsaktiviteter organiserade med en årlig insamlingsplan. Om du inte är säker på hur du skapar detta användbara dokument kan en exempelplan hjälpa dig att komma igång.
Vad ska inkluderas i en insamlingsplan
Be styrelsen, verkställande direktören och andra nyckelpersoner att utarbeta planen med fokus på att beskriva varje behov och de strategier du planerar att använda.
Sammanfattning
Det här avsnittet är det första du läser, men det kan vara den sista delen du skriver, eftersom det innehåller en kort sammanfattning av dina mål och de rekommenderade åtgärderna för att nå dem. Inkludera en översikt över din organisations uppdrag, finansieringsbehov, mål för att samla in pengar och strategier i ett stycke. Du kan till exempel säga:
Maytown Recreation (MT Rec) tillhandahåller fritidsaktiviteter för invånare i alla åldrar för att öka känslan av gemenskap och hjälpa andra att leva en hälsosam livsstil. Under 2017 samlade MT Rec in fem tusen dollar mindre än de två föregående åren genom vanliga årliga insamlingar. För att öka våra insamlingsinsatser för 2018, och tillhandahålla ny fältutrustning och simprogram för barn, behöver MT Rec samla in tjugo tusen dollar. För att förbättra insamlingen föreslår vi att man skapar en "Friends of Maytown Rec" -grupp för att fokusera på att samla in pengar och lägga till en årlig Adults Verses Kids Kickball Tournament.
Finansieringsdetaljer
Använd en serie grundläggande diagram för att visa all finansiell information. Finansieringskomponenten i en effektiv plan inkluderar:
- Insamlade medel för vart och ett av de senaste ett till tre åren, uppdelat efter insamling
- Redogörelse för var, specifikt, insamlingsvinster användes förra året
- Aktuella och beräknade årliga finansieringsbehov, uppdelade efter program/projekt
| Källa | 2017 Faktisk | 2018 beräknat |
|---|---|---|
| Statliga bidrag | ||
| Enskilda givare | ||
| Programavgifter | ||
| Simträff | ||
| Spaghettimiddag | ||
| 5K Run | ||
| Vänner till MT Rec | ||
| Kickball Tournament |
Implementering
Denna komponent bör specificera processen genom vilken planen kommer att utföras. Inkludera detaljer som datum, tidslinjer och specifika åtgärder för varje insamling. Efter det föregående exemplet skulle du säga:
MT Recs direktör kommer att fortsätta att planera och köra det årliga simmötet och 5K-loppet. Aktuella volontärer och invånare i staden som regelbundet deltar i MT Rec-program och insamlingar kommer att uppmanas att gå med i styrelsen för Friends of MT Rec med fem till åtta personer. Denna styrelse kommer att ta över planering och drift av den årliga spaghettimiddagen, ta hand om den nya kickball-turneringen och be om donationer från enskilda och företag genom brev- och telefonsamtalkampanjer vartannat år.
Utvecklingskalender
Det här avsnittet innehåller en årlig kalender, Gantt-diagram eller annat projektledningsplaneringsverktyg med ett schema för när de olika insamlingsaktiviteterna som beskrivs kommer att ske.
Planhantering
Lägg till detaljer i det här avsnittet om rapporteringsstruktur och utvärdering av framsteg eller mål.
För att fortsätta exemplet som förklarats tidigare kan det här stycket lyda:
Alla deltagande parter kommer att träffas en gång per månad, eller vid behov, för att rapportera framsteg under planeringsfasen av relevanta evenemang. Eftersom alla dessa insamlingar, förutom att begära donationer från enskilda och företag, äger rum under vår- och sommarmånaderna, kommer septembermötet att innehålla en formell utvärdering av varje insamling.
Slutsats
Slutet av insamlingsplanen bör innehålla en narrativ översikt över vad som har bestämts i planen och vad det innebär för organisationen att uppnå de angivna målen. Till exempel kan det här avsnittet läsa:
Genom bildandet av Friends of MT Rec-programmet, och utöver Kickball-turneringen, kommer MT Rec att öka våra insamlade medel med tio tusen dollar till december 2018. Dessa medel kommer att möjliggöra tillägg av två simlektioner för förskolan varje vecka och en vattengymnastiklektion per vecka från 1 juli till 20 augusti, tillsammans med nya fotbollsmål, fotbollar och ett volleybollnät. Vi förväntar oss att betjäna ytterligare trettio invånare med dessa program och förnödenheter.
Förstå vikten av insamlingsplaner
Insamlingsplaner tjänar samma syfte för ideella organisationer som affärsplaner uppfyller för offentliga och privata vinstdrivande företag. Om din välgörenhetsorganisation behöver samla in pengar för att hålla programmen igång, håller en solid plan dig på rätt spår.
När man ska skapa en formell plan
Skapa en ny plan i början av varje räkenskapsår och använd den för att vägleda ansträngningar för att samla in pengar under hela året. Se över din nuvarande plan regelbundet och revidera vid behov för att säkerställa att du fortsätter att göra framsteg. Om en insamling inte lyckas, bör planen revideras för att inkludera ett sätt att kompensera för det missade målet genom att lägga till ytterligare strategier eller revidera de tjänster som erbjuds.
Lär av exempel
Det finns inte ett enda "rätt" sätt att utarbeta en insamlingsplan. Varje dokument bör återspegla den unika karaktären hos den organisation som den representerar. Att titta på exempel på dokument som har använts av andra enheter kan vara ett utmärkt sätt att få inspiration till din plan.
