Att planera ett evenemang för din organisation är stressande och mycket tidskrävande. Att vara välorganiserad kan hjälpa till att lindra stress och spara tid. En viktig aspekt att tänka på när man planerar är inbjudan. Inbjudan kommer att meddela folk om det kommande evenemanget och be dem att delta. Det är ofta första gången de hör om evenemanget, så det är viktigt att täcka in alla detaljer i inbjudan.
Basic Invitation Elements
De grundläggande delarna att inkludera i inbjudan är:
- Organisation som är värd för evenemanget
- Date
- Tid
- Venue
- RSVP kontaktinformation
- Pris för att delta i eventet
Det är också viktigt att skicka ut inbjudan i tid. Det betyder minst sex till åtta veckor före evenemanget. Detta ger gästerna tid att svara och planera därefter.
Att skriva inbjudningar till en insamling
Att välja rätt formulering kan sätta tonen för din insamling och meddela gästerna om evenemangets formalitet och vad de kan förvänta sig.
Inbjudningsriktlinjer
Några riktlinjer att tänka på när du skriver inbjudan inkluderar:
- Se till att tydligt ange vem som kommer att dra nytta av evenemanget.
- Inkludera detaljer om evenemanget som om middagen kommer att serveras eller om det ska finnas en kassabar.
- Se till att nämna evenemangets formalitet. Om evenemanget är en formell affär, nämn att det är svart slips så att gästerna är medvetna om klädkoden.
- Ge alltid kontaktinformation om gästerna har några frågor.
- Om evenemanget är på en okänd plats, överväg att inkludera vägbeskrivningar i inbjudan.
Andra överväganden
Några andra saker att tänka på när du skriver en inbjudan är:
- Tema:Välj ett tema och infoga det i inbjudan. Om evenemanget till exempel är en golfutflykt, använd ett golftema för inbjudan.
- RSVP: Inkludera alltid ett svarskort som gästerna kan skicka tillbaka. Kortet bör ha en plats för att skriva gästens namn tillsammans med någon form av betalning om det behövs.
- Var unik: Om det finns något unikt för ditt evenemang, ange det i inbjudan för att locka gäster. Till exempel kan en tyst auktion eller liveauktion nämnas eller om det finns speciell underhållning.
Exempel på inbjudantext
Det finns oändliga sätt att formulera en inbjudan till en insamling. Du kan använda följande exempel som en guide för att skriva din egen inbjudan:
Sample 1
Årlig hattlunch
Snälla följ med oss på en eftermiddagslunch
På plats
På datum och vid tidpunkt
Lunch serveras kl. 13.00. med gratis vin
Priser kommer att delas ut för bästa hatt
Bemannad parkering
donationen på $50 kommer att gynna organisationen
Sample 2
Du är inbjuden till Event Name
Date
Plats
18:00 Cocktails och hors d'oeuvres
Cash Bar
19:30 middag
Tyst och levande auktion
Svart slips uppskattat
Benefitting ABC
Låta gäster att delta i ditt event
Kom ihåg att inbjudan ofta är det första gästerna ser för att uppmärksamma dem om ditt evenemang. Se till att ta dig tid att noggrant välja inbjudan och formulera den på ett tydligt sätt som ger gästerna detaljer om vad de kan förvänta sig. När du skapar inbjudningar till en insamling, tänk alltid på vilken ton du vill ha för ditt evenemang och reflektera det i din formulering. Var så kreativ som du vill för att locka gäster att delta i ditt insamlingsevenemang och stödja din sak.
