Varje företagsstängningssituation har olika detaljer. Typen av verksamhet kommer att diktera vilka åtgärder du, dina kunder eller leverantörer måste vidta innan verksamheten stänger för gott. För att utveckla ett skräddarsytt brev som uppfyller dina behov, börja med ett exempelbrev och anpassa formuleringen för att återspegla detaljerna i din specifika situation.
Business avslutande brevmallar
Om du hanterar processen för att stänga ett företag kan det vara lämpligt att du skickar brev till dina kunder och leverantörer. Exempel på brev för dessa publiker finns här. Du kan komma åt varje mall genom att klicka på motsvarande bild. Varje mall är ett anpassningsbart PDF-dokument som kan sparas och skrivas ut efter behov. Se den här guiden till utskriftsmaterial för hjälp med att arbeta med dokumenten.
Kundmeddelande
Denna mall är utformad för att skickas till kunder för att låta dem veta att ett företag håller på att stänga. Det är särskilt viktigt att skicka den här typen av brev om kunder behöver hämta varor från din plats eller vidta någon annan typ av åtgärd innan verksamheten upphör.
Leverantörsmeddelande
Använd detta brev för att meddela leverantörer att din organisation kommer att upphöra med sin verksamhet, var noga med att ge tillräckligt med varsel för att möjliggöra slutfakturering, betalning och lösning av eventuella utestående ärenden.
Skäl att skriva ett företagsavslutningsbrev
När du väl har fattat beslutet att stänga ditt företag är det inte tillrådligt att bara hänga en "stängd" skylt på din dörr. Det är bäst att meddela stängningen för dina kunder och leverantörer med ett formellt brev. De har varit nyckelspelare i din affärsverksamhet genom att köpa dina produkter och tjänster och, när det gäller leverantörer, genom att förse dig med produkter och tjänster som varit avgörande för din verksamhet. Som en av dina sista handlingar av kundtjänst måste du varna dem i förväg om att ditt företag inte längre kommer att vara tillgängligt.
Företagets nedläggningsbrev är ett utmärkt sätt att skapa ett professionellt slut på din nuvarande affärsrelation och förklara eventuella åtgärder som behöver vidtas av dina kunder och leverantörer. Att skicka den här typen av brev visar på en god tro ansträngning att kommunicera med och tillmötesgå dem som din organisation har bedrivit affärer med. Det kan också hjälpa till att säkerställa att alla ärenden hanteras innan stängning, vilket kan hjälpa till att förhindra att potentiella juridiska problem uppstår på vägen.
Timing av stängningsmeddelande
Det finns ingen fast och snabb regel om när du behöver skicka ett brev om företagsstängning. Det faktiska postdatumet beror på flera faktorer.
Kunder
Du vill att dina speciella kunder ska höra om ditt företags nedläggning från dig, inte genom rykten eller upptäckt av en dörr med luckor utan förvarning. Att få meddelande förstärker för dina kunder att du tycker att de är speciella och ger dem en möjlighet att genomföra alla nödvändiga slutliga affärstransaktioner med dig.
I allmänhet kan du överväga att skicka ett avslutande meddelande eller inkludera en kopia av brevet i månadsräkningen minst 30 dagar före stängningsdatumet. En serviceverksamhet som en kemtvätt eller reparationsverkstad kommer att behöva ge kunderna tillräckligt med tid att komma in och hämta sina tillhörigheter. Ett detaljhandelsföretag kommer förmodligen att vilja lämna mycket tid för en försäljning för att minska sitt lager, med ett brev om företagsnedläggning som släpps innan försäljningen börjar.
Leverantörer
Det är i allmänhet bäst att informera leverantörerna om din avsikt att stänga minst 60 dagar innan ditt sista driftdatum. Detta ger tillräckligt med tid för konton att avvecklas och stängas.
Särskild hänsyn till framtida planer
Om du säljer ett företag och planerar att öppna ett relaterat nytt företag omedelbart därefter, kanske du vill minimera tiden mellan de två. Du kan till exempel besluta att vänta med att skicka brevet om företagsstängning tills strax före stängningsdatumet om du säljer din hushållsverksamhet och öppnar din egen städtjänst.
Vad ska du kommunicera i ditt brev
De viktigaste målen med ett företagsstängningsbrev är att tydligt uttrycka detaljerna i verksamhetens nedläggning och att uppriktigt tacka läsaren för deras verksamhet eller tjänst. Dessa brev behöver inte vara långa för att vara effektiva. Brevet ska:
- Berätta för läsaren vilket datum företaget stänger
- Informera läsaren om allt de behöver göra (som att hämta sin kemtvätt, betala av sin utestående räkning eller komma in för att gå i konkurs)
- Berätta för läsaren vart de ska rikta sina frågor
- Tacka kunden eller leverantören för deras affär
Brevet behöver inte ge en anledning till varför verksamheten läggs ned. Om anledningen är goda nyheter, till exempel att ägaren går i pension, kan du besluta att ta med anledningen i brevet. Annars är det vanligtvis bäst att koncentrera brevet på ämnen som är viktiga för läsaren, som vad de behöver göra och när.
Behåll relationen
Det är alltid att föredra att lämna en affärsrelation på en positiv ton. Även om du aldrig planerar att träffa eller arbeta med en individ igen, är det bäst att vara hjälpsam, positiv och uppriktig i brev om företagsstängning. Din professionalism kommer att göra det lättare att stänga verksamheten och det kan ge dig ett försprång om dina framtida affärsplaner leder till att du arbetar med samma individer i framtiden.
