Internal Revenue Service (IRS) W-9-formulär har titeln "Request for Taxpayer Identification Number and Certification." Detta IRS-dokument är utformat för att samla in grundläggande skatteinformation från vissa skattebetalare, som kan vara privatpersoner eller företag.
Syfte med formulär W-9
Först och främst ger en W-9 ett företag grundläggande information om skattebetalare som det gör affärer med. Det tillåter dem att rapportera det belopp som betalats till skattebetalaren för tjänster som utförts till IRS. Amerikanska medborgare och bosatta främmande individer, företag, truster och andra typer av affärsenheter som inte har skatter som hålls inne på sina inkomster måste fylla i en W-9, medan utländska utlänningar eller utländska individer skulle fylla i blankett W-8 istället.
Om en skattebetalare inte fyller i och returnerar W-9 eller tillhandahåller ett felaktigt eller ofullständigt skattebetalaridentifikationsnummer (TIN), kan eventuella medel som betalas till skattebetalaren bli föremål för reservinnehållning. I den här situationen skulle företaget hålla inne 28 % av inkomsten till skattebetalaren och skicka den innehållna delen till IRS. Detta är den federala myndighetens sätt att se till att lämpliga skatter betalas, även om skattebetalaren inte är korrekt identifierad.
När krävs W-9?
Ett företag behöver få en W-9 från alla individer eller företag som det måste lämna in en informationsdeklaration för till IRS. Till exempel kommer ett företag som anlitar en oberoende entreprenör för att designa företagets nya webbplats troligen behöva lämna in ett 1099-MISC-formulär till IRS för att rapportera hur mycket det betalade webbdesignern.
För att lämna in en fullständig 1099-MISC behöver företaget entreprenörens identifieringsinformation - namn, TIN, adress och så vidare. Företaget kommer att behöva samla in ett W-9-formulär från entreprenören för att få den informationen. På liknande sätt kommer företag ofta att begära W-9-formulär från företagsleverantörer så att de har den information de behöver för att rapportera sina affärskostnader enligt krav från IRS.
W-9 Records Retention
Som med de flesta skattedokument bör företag behålla kopior av alla W-9-formulär i minst tre år efter att den senaste relevanta skattedeklarationen lämnades in (eller deklarationens förfallodatum, om senare). I exemplet ovan, om företaget ingick avtal med webbdesignern 2017 och han slutförde sitt arbete före årets slut, bör företaget behålla hans W-9-formulär åtminstone till den 16 april 2021 (förutsatt att företaget lämnade in 2017) skattedeklaration den 15 april 2018).
Så här fyller du i ett W-9-formulär
Själva W-9 är ganska kort och relativt okomplicerad. Den består av tre huvuddelar: personlig information, TIN och certifiering.
Sektionen för personlig information för individer
På rad 1 måste enskilda skattebetalare uppge sitt namn som det står på deras skattedeklaration. Även om de tekniskt sett är en affärsenhet måste enskild firma ange sitt eget juridiska namn i detta avsnitt.
Enskilda ägare upprepar sitt namn på den andra raden, som kräver "företagsnamnet eller namnet på en enhet som inte respekteras." Här placerar de sitt fullständiga namn och bokstäverna DBA, som står för 'doing business as', följt av det fiktiva namnet för verksamheten, om det finns. Till exempel, om John Smith var ensam ägare till Speedy Plumbing, skulle han fylla i den första raden som John Smith och den andra raden som John Smith DBA Speedy Plumbing.
Närnäst markerar skattebetalaren rutan "Enskild firma" som finns under namnraderna. Den skattskyldige ska också uppge sin postadress på raderna 5 och 6. Kundens uppgifter kan finnas på höger sida av formuläret i detta område, men krävs inte.
Sektionen för personlig information för företag
Företag eller andra enheter måste ange sitt juridiska namn (exakt som det står på deras skattedeklaration) på rad 1. Om företaget också har ett firmanamn eller DBA, går det på rad 2.
Närnäst markerar skattebetalaren rutan som anger hur affärsenheten klassificeras i termer av dess juridiska struktur. Du måste ange om enheten är ett C-företag, S-företag, Partnership, Limited Liability Company (LLC), etc.
Om företaget är ett enmansföretag, markera rutan "Enskild firma" istället för "LLC". LLCs som har v alt en alternativ form av beskattning (t.ex. en LLC som har v alt att beskattas som ett S Corporation) skulle ange skatteklassificeringskoden i fältet bredvid LLC-kryssrutan, enligt instruktionerna i formuläret.
Entitetens huvudsakliga postadress måste anges på raderna 5 och 6. Kundens adress kan också läggas till i utrymmet till höger om postadresssektionen, men krävs inte.
Undantag
De flesta skattebetalare lämnar utrymmena på rad 4 tomma. Det första utrymmet på rad 4 anger att den skattskyldige är befriad från reservinnehållning. Individer och ensamföretagare kommer nästan aldrig att vara befriade från reservinnehållning, men i vissa situationer är företag undantagna. Betalningsmottagarens koder och omständigheterna anges på den tredje sidan av W-9. om du kvalificerar dig för något av dessa villkor, skulle du placera rätt kodnummer i det första fältet för rad 4.
FATCA-avsnittet på rad 4 gäller endast om du skickar in W-9 till ett utländskt finansinstitut och du är befriad från FATCA-rapportering (Foreign Account Tax Compliance Act). I den situationen, gå igenom listan med koder och skäl på den tredje sidan av W-9-formuläret för att se om du kvalificerar dig, och placera lämplig kodbokstav på FATCA-fältet på rad 4. Om du är osäker, fråga den finansiella institutionen som begär formuläret om du ska fylla i detta utrymme eller inte.
Kontonummerinformation
Den sista raden i avsnittet med personlig information hänvisar till 'kontonummer'. Här listar skattebetalaren alla konton de har hos IRS för att betala tillbaka skatt eller förskottsbetalningar för förväntade skatteskulder. Denna information är valfri och bör vanligtvis lämnas tom.
Taxpayer Identification Number (TIN)
TIN-delen måste fyllas i oavsett om skattebetalaren är en individ, enskild firma eller affärsenhet.
- Enskilda personer placerar sitt personnummer till höger i formuläret, i de angivna utrymmena.
- Enskilda ägare och enmansföretag kan använda antingen sitt personnummer eller sitt arbetsgivarnummer (EIN), även om IRS föredrar personnummer.
- Även om en specifik individ är ansvarig för enheten, placerar andra typer av affärsenheter sitt EIN i de angivna utrymmena.
Certifieringssektionen
I det här avsnittet undertecknar skattebetalaren formuläret och intygar att informationen som den innehåller är sann. Underlåtenhet att tillhandahålla eller medvetet lämna in falsk information utsätter skattebetalaren för påföljder.
W-9 Compliance
Oavsett om du är en oberoende entreprenör eller ett företag som tillhandahåller tjänster till en kund eller om du är ett företag som anlitar individer eller affärsenheter för att tillhandahålla tjänster, är W-9-formulär avgörande för skatteefterlevnad. Sök professionell rådgivning från en kvalificerad skatteexpert om du har särskilda omständigheter eller är osäker på om du behöver fylla i eller begära detta formulär.
