Att upprätthålla effektiv volontärkommunikation är avgörande för framgången för alla ideella organisationer. För att hålla volontärerna energiska och engagerade i sitt arbete är det viktigt att låta dem veta vad organisationens behov är, uttrycka uppskattning för deras insatser och se till att de förstår hur viktiga deras bidrag är. Effektiv kommunikation är en avgörande faktor för att bygga varaktiga relationer med volontärer.
Lägg till en volontärsektion på din webbplats
Att lägga till en volontärspecifik sektion på din webbplats är ett bra sätt att kommunicera med dina nuvarande volontärer och attrahera nya. Genom att skapa och underhålla ett kommunikationscenter för volontärer på din grupps webbplats kommer du att göra det enkelt för volontärer att hänga med i vad som händer med organisationen. Se till att visa bilder eller videor som visar volontärer i aktion (med deras tillåtelse). Du kan också publicera saker som volontärmöjligheter, kommande kommittémöten och annan information av intresse för volontärer. Beroende på hur sofistikerad din webbplats är, kanske du kan erbjuda ett sätt för volontärer att ladda upp dokument, spåra deras öppettider eller se utbildningsmaterial.
Lär känna volontärer via en undersökning
En undersökning är ett användbart kommunikationsverktyg för att lära känna volontärer och upptäcka hur de skulle vilja engagera sig i din organisation. Överväg att göra en undersökning tillgänglig via volontärsektionen på din webbplats, eller inkludera den i en e-postmall som går ut till nya volontärer. Den bör bara ha några frågor som gör att du kan få en känsla av vilka typer av volontäraktiviteter de vill delta i och vilka färdigheter de har. Låt någon se över resultaten och nå ut individuellt med information om kommittéer eller projekt som matchar deras intressen. Lägg in denna information i en volontärdatabas som kan användas i framtiden för att meddela människor när nya projekt blir tillgängliga.
Koppla kontakt med volontärer via sociala medier
Utnyttja din organisations närvaro på sociala medier som ett kommunikationsverktyg för att interagera med volontärer och andra intressentgrupper. Uppmuntra volontärer att följa organisationens sidor på sociala medier och ge tillbaka tjänsten, till exempel genom att följa dem tillbaka på Twitter eller Instagram. Lägg upp foton och bildtexter som lyfter fram bidragen från din grupps volontärer, tillsammans med länkar till mediabevakning av gruppen. Uppmuntra volontärer att interagera genom att kommentera och/eller dela organisationens inlägg. Främja frivilliga engagemang i organisationens övergripande kommunikationsinsatser genom att inrätta en social mediakommitté för att koordinera eller hjälpa till med sociala inlägg.
Publicera ett nyhetsbrev för volontärer
Många ideella organisationer skickar ut ett nyhetsbrev till volontärer, såväl som till givare, finansieringsorgan, konsumenthänvisningskällor och andra grupper på månads- eller kvartalsbasis. Att distribuera ett nyhetsbrev är ett bra sätt att låta intresserade parter veta om välgörenhetsgruppens senaste prestationer, nuvarande projekt och framtida mål. Det är också ett utmärkt verktyg för att känna igen bidragen från framstående volontärer. Beroende på vilka dina volontärer och andra intresserade är kan du behöva skriva ut och skicka ett nyhetsbrev, eller så kan du vara bättre betjänt av ett elektroniskt nyhetsbrev. Överväg att bjuda in intressenter att prenumerera på deras föredragna leverans alternativ.
Upphåll personlig kontakt
När det kommer till att bygga relationer med volontärer finns det ingen ersättning för att ta personlig kontakt med de individer som generöst donerar sin tid och sina talanger till din organisation. Det är tillrådligt att regelbundet schemalägga möten ansikte mot ansikte med volontärer som innehar ordförandeposter eller som spelar andra nyckelroller som gör att din välgörenhetsgrupp kan utföra sitt uppdrag. Att regelbundet ringa volontärer för att checka in kan vara ett effektivt sätt att upprätthålla individualiserad kontakt utan att behöva be dem att avsätta tid för en formell, personlig diskussion eller videokonferens. Verkställande direktören kan också ställa in chatttider när volontärer uppmanas att titta förbi eller ringa för en personlig anslutning.
Anslut via kommittémöten
Volontärkommittémöten kan vara avgörande för framgången för alla typer av projekt. När ett nytt projekt startar är det tillrådligt att hålla ett möte med de som är intresserade av volontärarbete så att de har möjlighet att lära sig mer om vilka typer av roller som finns tillgängliga och vilken typ av tidsåtgång varje kan kräva. När väl en kommitté väl har bildats, vare sig det gäller ett speciellt projekt eller för en pågående arbetsgrupp, fortsätter regelbundna möten att vara viktiga för att hantera processen och upprätthålla effektiv volontärkommunikation. Det är bäst att upprätta ett fast schema för möten, till exempel den tredje tisdagen i varje månad, så att volontärer kan planera i förväg.
Be volontärer att dela feedback
Kommunikationen måste flyta åt båda hållen. Det är lika viktigt att uppmuntra volontärer att dela sina tankar och idéer med organisationen och dess ledare som det är att se till att informationen flödar till volontärerna. Det finns många sätt att göra det enkelt för volontärer att ge feedback eller dela med sig av förslag. Om volontärer kommer till kontoret regelbundet, sätt upp en förslagslåda. Eller ställ in en feedback@-e-postadress som volontärer kan använda när de vill. Det är också en bra idé att ta för vana att avsätta tid för människor att dela feedback och förslag på mötesagendor. Du kanske till och med vill vara värd för fokusgrupper med jämna mellanrum för att utforska och diskutera feedback. Det viktiga är att det är lätt för volontärer att ge feedback.
Var värd för sociala sammankomster för volontärer
Ge volontärer möjligheter att få kontakt med varandra via sociala sammankomster som inte involverar förfrågningar om att donera tid eller pengar. Överväg att med jämna mellanrum vara värd för en mixer endast för frivilliga på ditt kontor eller hemma hos en styrelseledamot eller kommittéordförande. Bjud in alla som har ställt upp som volontär inom en bestämd tidsram. Beroende på din organisations budget kan du bjuda på förfriskningar, eller så kan det vara bättre att planera en potluck. Nyckeln är att tillhandahålla ett sätt för människor som delar ett intresse för din organisation att lära känna varandra och börja knyta band. När allt kommer omkring kommer dina volontärer vara mycket mer benägna att förbli engagerade i organisationen om deras vänner också är involverade.
Erkänn volontärinsatser
Se till att volontärer uppmärksammas för den viktiga roll de planerar för att låta din organisation uppfylla sitt uppdrag eller på annat sätt hjälpa viktiga ändamål. Se till att offentliga omnämnanden av organisationen känner igen volontärer snarare än att fokusera för mycket på verkställande direktören eller andra anställda. Till exempel, när du söker publicitet för organisationen, uppmana medlemmar av media eller bloggare att intervjua kommittéordförande eller styrelseledamöter utöver anställda. När du publicerar bilder på organisationens aktiviteter, välj bilder som visar volontärer. När du marknadsför insamlingar av speciella evenemang, överväg att ange namnen på kommittémedlemmarna i tillkännagivandet.
Uttryck formellt uppskattning till volontärer
Erkännande är viktigt, men det är också uppskattning. Se till att säga tack till volontärer, både ansikte mot ansikte och via formella tackkort. Överväg att vara värd för ett uppskattningsevenemang för volontärer minst en gång per år, till exempel en lunch för enbart volontärer eller en annan sammankomst som inkluderar ett uppskattningstal för frivilliga och serviceutmärkelser. Ge plaketter eller andra utmärkelser till volontärer som har gjort särskilt betydande insatser för gruppen eller som länge är supportrar. Tänk på utmärkelser för år av tjänst för stora milstolpar, samt papperscertifikat för uppskattning för alla volontärer.
Använd en mängd olika kommunikationsverktyg för frivilliga
Alla organisationer som förlitar sig på volontärers service måste vidta åtgärder för att engagera och behålla dem som delar med sig av sin tid och talang och för att rekrytera nya människor för att hjälpa. Det finns ingen ersättning för att upprätthålla effektiv kommunikation med volontärer. Att använda en mängd olika kommunikationsverktyg hjälper dig att bygga och engagera ett starkt team av volontärer som är engagerade i din organisation. Genom effektiv volontärkommunikation kommer du att kunna odla solida relationer med individer som sannolikt kommer att förbli engagerade i din välgörenhetsenhet under många år framöver.
